قرار هست چی رو بررسی کنیم؟
«تعریف کردنِ» یک سیستم با «تحلیل کردنِ» آن چه فرقی دارد، و چرا اول باید تعریف کرد؟
چرا به تعریف نیاز داریم؟
گاهی پیش از اینکه کاری بکنیم باید بدانیم دقیقاً با چه چیزی طرفیم. خیلی از خطاهای تحلیل و طراحی ریشه در تعریفِ غلط یا ناقصی از سیستم دارند. تعریف یعنی کشیدن مرز یک چیز: تا ندانیم سیستم چیست، چه اجزایی دارد و با چه چیزی فرق دارد، نمی‌توانیم درست تحلیلش کنیم یا بهترش کنیم.
ارسطو در طوبیقا (Topics، کتاب اول، فصل پنجم) تعریف را گفتاری می‌داند که ماهیت چیز را نشان می‌دهد؛ یعنی تعریف باید بگوید آن چیز چه چیزی است و با چه چیزی فرق دارد، نه فقط یک اسم یا یک ویژگی عرضی بیاورد. راسل ایکاف هم که از بنیان‌گذاران تفکر سیستمی در مدیریت است، در ۱۹۷۱ برای «سیستم» تعریفی صریح داد: مجموعه‌ای از دو یا چند عنصر که سه شرط داشته باشد؛ رفتار هر عنصر روی رفتار کل اثر بگذارد، رفتار هر عنصر و اثرش وابسته به رفتار دست‌کم یک عنصر دیگر باشد، و هر زیرمجموعه‌ای از عناصر روی کل اثر داشته باشد ولی هیچ زیرمجموعه‌ای مستقل از بقیه عمل نکند. (هر دو را نقل به مضمون آورده‌ام.)
پس تعریف گام اول تحلیل است، نه کاری صرفاً نظری، و تعریفِ «سیستم» خودش یک ادعای دقیق دارد: مجموعه‌ای از اجزا که جدا از هم نیستند.
تعریف و تحلیل، هرکدام چه می‌پرسند؟
| چیزی که فرق دارد | تعریف | تحلیل |
|---|---|---|
| هدف | تعیین مرز و ماهیت سیستم | شناخت اجزا، رابطه‌ها، کارکردها و رفتار سیستم |
| ابزار | زبان دقیق و ویژگی‌های کلیدی | نمودار، پرسش، مدل و سناریو |
| خروجی | توصیفی کوتاه ولی جامع از چیستیِ سیستم | مجموعه‌ای از بینش و داده برای تصمیم یا طراحی |
یا ساده‌تر بگوییم: تعریف می‌پرسد «این سیستم چیست؟» و تحلیل می‌پرسد «چطور کار می‌کند؟ چرا این‌طور است؟ چطور می‌شود بهترش کرد؟»
تعریف چه کمکی به طراحی می‌کند؟
فرض کنید می‌خواهیم یک دانشگاه را ارتقا بدهیم. اگر ندانیم «دانشگاه» دقیقاً یعنی چه، هدفش چیست و چه چیزهایی را شامل می‌شود، هر طراحی‌ای بی‌پایه است. تعریف مثل نقشه‌ی ابتدایی پروژه است: هدف‌ها را مشخص می‌کند، اجزای اصلی را نشان می‌دهد، مرز سیستم با محیط را تعیین می‌کند و رابطه‌ی اجزا را قابل فهم می‌کند. بدون آن، ممکن است بخشی از سیستم را نبینیم یا چیزی را تحلیل کنیم که اصلاً جزء سیستم نیست.
چند مثال
| سیستم | مرز | هدف | اجزا | رابطه‌ها |
|---|---|---|---|---|
| دانشگاه | همه‌ی ساختارهای آموزش عالی که دانشگاه شناخته می‌شوند | تولید دانش، آموزش دانشجو، پژوهش علمی | استاد، دانشجو، کلاس، پژوهشکده، منابع مالی و اداری | دانشجو از استاد یاد می‌گیرد، استاد پروژه‌ی پژوهشی تعریف می‌کند، منابع مالی بین واحدها توزیع می‌شود |
| گاوداری | محوطه‌ای که در آن گاو پرورش می‌دهند | تولید شیر، گوشت و فرآورده‌های دامی | گاو، کارگر، دامپزشک، شیردوش، آخور و آب‌خوری | دامپزشک سلامت دام را بررسی می‌کند، کارگر غذا می‌دهد، شیردوش محصول را جمع می‌کند |
| پست | سازمانی که ارسال و دریافت مرسولات را انجام می‌دهد | حمل و توزیع بسته و نامه | باجه، کارکنان، سیستم رهگیری، انبار، وسیله‌ی نقلیه | باجه مرسوله را می‌گیرد، انبار دسته‌بندی می‌کند، وسیله‌ی حمل منتقل می‌کند |
| ترافیک شهری | زیرساخت‌ها و فرایندهای مربوط به جریان وسایل نقلیه‌ی درون شهر | مدیریت و روان کردن حرکت، کاهش تصادف و زمان سفر | خودرو، چراغ، خیابان، علائم، پلیس راهور، نرم‌افزار مسیریابی | راننده از مسیر استفاده می‌کند، چراغ جریان را هدایت می‌کند، پلیس نظم را برقرار می‌کند |
تعریف_سیستمتحلیل_سیستمایکافارسطو
مرتبط: 10 تمرین عملی در تعریف یک سیستم (همین تعریف را قدم‌به‌قدم روی یک سیستم تمرین کنیم).