در فرایند تحلیل سیستم‌ها، گاهی پیش از آنکه کاری کنیم، باید بدانیم دقیقاً با چه چیزی طرف هستیم. اینجا جایی است که مفهوم تعریف وارد صحنه می‌شود. بسیاری از خطاهای تحلیل و طراحی، ریشه در تعریف نادرست یا ناقص از سیستم دارند. در این پست، تفاوت بنیادین میان دو مفهوم کلیدی «تعریف» و «تحلیل» را بررسی می‌کنیم؛ با تکیه بر دیدگاه متفکرانی چون ارسطو و راسل ایکاف (Ackoff).
چرا به تعریف نیاز داریم؟
ارسطو می‌گوید:
«تعریف باید واضح، مختصر و دقیق باشد و ویژگی‌های اساسی چیزی را که تعریف می‌شود، منعکس کند.»
در واقع، تعریف یعنی مشخص‌کردن مرز یک چیز. ما تا ندانیم یک سیستم چیست، چه اجزایی دارد، و از چه چیزی متفاوت است، نمی‌توانیم به‌درستی آن را تحلیل یا بهبود دهیم. راسل ایکاف، یکی از بزرگان نظریه سیستم‌ها، می‌گوید:
«تعریف واضح و مختصر از هدف سیستم، به هدایت فرآیند طراحی و اطمینان از اثربخشی آن در دستیابی به اهداف کمک می‌کند.»
بنابراین، تعریف، گام آغازین تحلیل است، نه یک کار صرفاً نظری.
تعریف چیست؟ تحلیل چیست؟
| مفهوم | تعریف | تحلیل |
|---|---|---|
| هدف | تعیین مرز و ماهیت سیستم | شناخت اجزا، روابط، کارکردها و رفتار سیستم |
| ابزار | استفاده از زبان دقیق و ویژگی‌های کلیدی | استفاده از نمودارها، پرسش‌ها، مدل‌ها، سناریوها |
| خروجی | یک توصیف کوتاه ولی جامع از چیستی سیستم | مجموعه‌ای از بینش‌ها و داده‌ها برای تصمیم‌گیری یا طراحی |
به بیان دیگر:
-
تعریف می‌پرسد: «این سیستم چیست؟»
-
تحلیل می‌پرسد: «چگونه کار می‌کند؟ چرا به این شکل است؟ چگونه می‌توان آن را بهتر کرد؟»
چگونه تعریف به ما در طراحی کمک می‌کند؟
فرض کنید می‌خواهیم یک دانشگاه را ارتقا دهیم. اگر ندانیم «دانشگاه» دقیقاً یعنی چه، چه هدفی دارد، و چه چیزهایی را شامل می‌شود، هرگونه طراحی ما بی‌پایه خواهد بود. تعریف، مثل نقشه ابتدایی پروژه است. به کمک آن:
-
اهداف سیستم مشخص می‌شوند
-
اجزای اصلی آن شناسایی می‌گردند
-
مرز میان سیستم و محیط اطرافش تعیین می‌شود
-
ارتباط بین اجزا قابل درک می‌شود
بدون تعریف، ممکن است بخش‌هایی از سیستم را نادیده بگیریم، یا چیزی را تحلیل کنیم که اصلاً جزء سیستم نیست.
مثال‌هایی از تعریف سیستم‌های مختلف
➊ تعریف دانشگاه
-
مرز: کلیه ساختارهای آموزش عالی که تحت عنوان دانشگاه شناخته می‌شوند
-
هدف: تولید دانش، آموزش دانشجو، پژوهش علمی
-
اجزا: اساتید، دانشجویان، کلاس‌ها، پژوهشکده‌ها، منابع مالی و اداری
-
روابط: دانشجویان از اساتید یاد می‌گیرند، اساتید پروژه پژوهشی تعریف می‌کنند، منابع مالی بین واحدها توزیع می‌شود
➋ تعریف گاوداری
-
مرز: محوطه‌ای که پرورش گاو در آن انجام می‌شود
-
هدف: تولید شیر، گوشت، فرآورده‌های دامی
-
اجزا: گاوها، کارگران، دامپزشک، دستگاه‌های شیر دوشی، آخور و آب‌خوری
-
روابط: دامپزشک سلامت دام‌ها را بررسی می‌کند، کارگر به گاوها غذا می‌دهد، ماشین شیر دوشی محصول را جمع‌آوری می‌کند
➌ تعریف سیستم پست
-
مرز: سازمان یا سیستمی که ارسال و دریافت مرسولات را انجام می‌دهد
-
هدف: حمل و توزیع بسته‌ها، نامه‌ها و مرسولات
-
اجزا: باجه‌ها، کارکنان، سیستم رهگیری، انبار، وسایل نقلیه
-
روابط: باجه مرسولات را دریافت می‌کند، انبار آن‌ها را دسته‌بندی کرده، وسایل حمل آن‌ها را منتقل می‌کنند
➍ تعریف سیستم ترافیک شهری
-
مرز: تمام زیرساخت‌ها و فرآیندهای مربوط به جریان وسایل نقلیه درون شهر
-
هدف: مدیریت و تسهیل حرکت روان، کاهش تصادف و زمان سفر
-
اجزا: خودروها، چراغ راهنما، خیابان‌ها، علائم، پلیس راهور، نرم‌افزارهای مسیریابی
-
روابط: رانندگان از مسیر استفاده می‌کنند، چراغ‌ها جریان را هدایت می‌کنند، پلیس نظم را برقرار می‌کند